10 tipp egy hatékonyabb munkanapért


Korábbi munkahelyeimen mindig sok emberrel dolgoztam együtt, hol egy lakásból kialakított irodában, hol amolyan tipikus multi-hodályban, ahol a hatalmas "egylégtér" alacsony kis válaszfalakkal volt fülkékre osztva. Mindenhol bőven volt alkalmam megfigyelni a kollegáimat és azt, mennyire más módszerek szerint dolgozunk, mennyire más az idő- és munkabeosztásunk, munkamorálunk, hatékonyságunk. 

Szerintem mindannyian ismerünk krónikus halogató-típusú embereket, akik előtt csak gyűlnek az papírok és feladatok, akik folyton meg vannak csúszva a munkájukkal, akik sosem tudják betartani a határidőket, akiknek kifolynak a kezeik közül az órák és akik egy-egy nap végén úgy állnak fel, hogy szinte semmivel nem haladtak előre.

Velem ez nem sűrűn fordul elő, mert mindig is gyorsan dolgoztam, és azt hiszem, elég hatékonyan is. Soha nem okoz gondot, ha dönteni kell vagy rangsorolni a feladatokat, nem vagyok egy ide-oda kapkodó típus, és ha határidő vagy fontos feladat van, nem hagyom magam eltéríteni semmivel. Nyolc éve ráadásul, amióta én osztom be a saját időmet, még fontosabb, hogy ezt hatékonyan tegyem, minél kevesebb veszteséggel.

Erről, azaz a munkamódszeremről szeretnék a mai bejegyzésben mesélni nektek egy kicsit bővebben, 10 pontba összeszedve azokat a hatékonyságnövelő trükköket, amiket vagy magamtól dolgoztam ki, vagy másoktól lestem el. Főleg irodai munkavégzéshez hasznosak, tehát mondjuk egy fodrász vagy bolti eladó kevéssé tudja őket alkalmazni, de talán nekik is érdemes végigolvasni a posztot, mert jó néhány tipp az élet többi területén (mint pl. házimunka) is jól jöhet.




01  |  Teendőlista
Igen. Számomra a lista a megoldás mindenre az életben, a bevásárlástól kezdve az álmatlanságon át a lábtörésig :-).

Komolyra fordítva: nagyon lényeges, hogy tudjuk, mik a napi / heti feladatok. Ez magától értetődőnek tűnhet, mégsem mindenki számára az, és ha el vagyunk árasztva, bárkivel előfordulhat, hogy elfelejt dolgokat. Ezért segít sokat egy lista, amire felkerül minden, lehetőleg azonnal, amint jön egy újabb intézendő (pl. megígérünk valakinek valamit a telefonban).
Egy ilyen lista segít beosztani az időnket, és segít abban is, hogy biztosan ne maradjon el semmi fontos dolog. Lehet napi vagy heti, a munkánk jellegétől függően. 

A papírra vetett listában még külön jó érzés, amikor kihúzzuk róla az elvégzett tételeket. Lényeges továbbá, hogy (lehetőségeink szerint) ne tömjük tele túlságosan, ez ugyanis elkedvetlenít, lenyom, mert úgy érezzük, reménytelen küldetés előtt állunk.




02  |  Prioritás meghatározása
Változó, hogy az ember a fontos, nagy feladatokkal szereti kezdeni a napját, vagy először letudja az apróságokat. Én magam az első típusba tartoztam mindig is, mert amíg a komoly vagy kellemetlennek, macerásnak ígérkező dolgok nincsenek elintézve, csak nyomasztanak, viszont ha kipipálhatom őket, az olykor valósággal szárnyakat ad és "meglöki" a napot. 

Írhatjuk ezeket a lista tetejére (vagy más színnel), így könnyebben átlátjuk, mi a lényeges, min szeretnénk mihamarabb túlesni, és mi az, ami esetleg áttolható másnapra / következő hétre.


03  |  Időkeret meghatározása
A késés elleni tippeknél már taglaltam ezt, de itt is elő kell kerülnie: legyünk reálisak az időt illetően, vagy még jobb, ha pesszimisták vagyunk! Ne higgyük azt, hogy a problémás ügyféllel folytatott telefonbeszélgetésre elég lesz 3 perc, vagy egy 20 oldalas Power Point prezentációt majd összedobunk egy órácska alatt, hiszen a "fejünkben már ott a vázlat". Haha, na persze. 

Akinek van már 1-2 év munkatapasztalata, az fel tudja mérni, ténylegesen mennyi idő kell egy-egy feladatra. Ezt mindig tartsuk szem előtt, amikor beütemezzük egy napra / hétre a teendőket.


04  |  Egyszerre csak egy dolog!
A multitasking nagyon divatos szó manapság, a cégek (és a HR-esek) általában elvárják az alkalmazottaktól, hogy egyszerre több dologgal is tudjanak foglalkozni, vagy legalábbis ezt állítsák magukról (és nyilván nem olyasmikre gondolnak, mint zenét hallgatni teregetés közben). 

Valóban léteznek olyan szakmák és helyzetek, ahol ez szükséges, de akkor is hatékonyabban haladunk, ha nem forgácsoljuk szét a figyelmünket, energiánkat. Ha ide-oda pattogunk a feladatok között, egyikre sem tudunk igazán koncentrálni és ez a munka minőségének rovására megy.

Segítség lehet, ha az e-mail-programunkban kikapcsoljuk az értesítést, ami a bejövő postára figyelmeztet, és csak pár óránként nézünk rá a levelesládánkra, ha épp 2 task között vagyunk. Így elkerülhetjük, hogy egy bejövő levél eltereljen minket az aktuális feladattól.




05  |  Kapcsolódjunk le!
De ne csak a levelezőprogramot zárjuk be, hanem minden mást is!

Hát igen, ezt könnyebb mondani, mint megtenni, de kapcsoljuk ki a privát dolgokat is! Lépjünk ki a Facebook-ról, Twitterről, fórumokról, minden olyan felületről, ahonnan értesítések jöhetnek új posztokról, kommentekről. Telefonunkat halkítsuk le és fordítsuk kijelzővel lefelé, hogy ne zavarjon meg a barátnőtől érkező e-mail vagy WhatsApp üzenet, mert úgyse fogjuk kibírni, hogy ne nézzünk rá, és ha már ránéztünk, ne válaszoljunk azonnal... 


06  |  Rendszeresen iktassunk be szüneteket
Ennek a pontnak a fontosságát nem lehet kellőképp hangsúlyozni. Másfél-két óránként, vagy nagyobb feladatok között tartsunk kis szüneteket. Álljunk fel, nyújtózzunk ki, tegyünk egy kört az irodában, igyunk egy kávét, teát, együnk egy gyümölcsöt (falánkabbak egy Túró Rudit :-), és ha van rá lehetőség, menjünk ki a friss levegőre.

És még valami: én régen gyakran ebédeltem az íróasztalomnál, evés közben netezve, vagy akár dolgozva, de ez nagyon rossz szokás. Legalább arra a 20 percre szakadjunk le a képernyőről, ennyit megérdemlünk!


07  |  Viseljünk olyasmit, amit szeretünk
Minél nehezebb, bonyolultabb napra számítok, annál fontosabb számomra, hogy legyen rajtam valami, amitől jól érzem magam, ami magabiztosságot, önbizalmat ad, és ezt jó szívvel ajánlom mindenkinek. Lehet ez egy bizonyos szín, a kedvenc blúzunk, egy gyönyörű ékszer, egy puffantásnyi a legfinomabb parfümünkből, egy új rúzs vagy egy szexi magassarkú, a lényeg, hogy millió dolláros bébinek érezzük tőle magunkat! :-)


08  |  Jutalmazzuk magunkat!
Ha van előttünk, a nap vagy a hét végén valami, amire nagyon várhatunk, az komoly motiváció a teendőlista végigküzdésekor. Mint az agaraknak a műnyúl :-). 

Délutáni kávézás vagy koktélozás a barátnőkkel, vacsora egy új étteremben, vacsora otthon kettesben, vasárnapi kirándulás, manikűr vagy masszázs... bármi működhet, amit szeretünk! Igyekezzünk időről-időre beiktatni ilyesmiket, mert ez nem csak a hatékonyságunkra van jó hatással, hanem a szabadidőnkre, társas kapcsolatainkra is. 


09  |  Szép és rendezett környezet
Az iroda berendezése, hacsak nem a sajátunkról van szó, általában adott és nem sok mindent lehet vele kezdeni. Íróasztalunkat, közvetlen környzetünket azonban feldobhatjuk apróságokkal. Én nem vagyok híve annak, hogy csecsebecsék és személyes tárgyak tömkelegével zsúfoljuk tele az íróasztalt, mert ezek inkább csak akadályoznak és foglalják a helyet. De egy kis cserép virág (a kaktusz mindent túlél!), egy szívünknek kedves kis figura vagy gyerekrajz, esetleg egy családi fotó vagy illatgyertya ad egy kis személyes jelleget, otthonosságot.

Az is klassz megoldás, ha a szükséges irodakellékekből olyanokat szerzünk be, amik szépek, különlegesek, mint pl. számomra ez az arany ceruzatartó-ananász, ami viszonylag új szerzeményem (az Anthropologie-ról rendeltem).


Szintén fontosnak tartom, hogy viszonylagos rend is legyen az asztalunkon, mert a szemét, az üres csokipapírok, ásványvizes és üdítős üvegek, összegyűrt papírgalacsinok, egyszóval: a rendetlen környezet rendetlen gondolatokat sugall, és oda is vezet.


10  |  Ami nem megy...
Vannak feladatok, amikbe olykor beletörik az ember bicskája. Akármennyit agyalunk a megoldáson, csak toporgunk egy helyben. Nyögvenyelősen megy, hibákat vétünk, vért izzadunk. Ez egyébként nem csak munkára igaz, hanem az élet minden területére. Ha ilyenkor túl sokat pörgünk a helyzeten, az csak rabolja az időnket és frusztrálttá tesz, mert egy idő után már nem is magára a feladatra koncentrálunk, hanem arra, hogy miért nem jut eszünkbe semmi, miért nem megy ez nekünk?? 

Ilyenkor a legjobb, ha eltávolodunk tőle kissé. Tegyük félre, fogjunk másba, merüljünk bele egy teljesen eltérő feladatba, és csak pár nap elteltével térjünk vissza hozzá. A dolog szinte mindig működik, és a második körben sokkal eredményesebbek leszünk.


Remélem, találtatok hasznos tippeket a fentiek között. Nem hiszem, hogy bármelyik is ezek közül világmegváltó újdonság lenne, de arra gondoltam, talán nem árt, ha az ember néha újraolvasva emlékezteti magát dolgokra. Én egyébként, mint a bevezetőben is említettem, a fentiek szerint dolgozom, nekem ezek a módszerek beváltak és talán nektek is segíthetnek, ha hatékonysági gondokkal küszködtök!

Üdvözlettel:
Piffeny

UI: A fotókon látható színes borítójú jegyzetfüzeteket szintén az Anthropologie-ról rendeltem! :-)  Nagyon ajánlom őket, gyönyörű a belsejük (a 2. képen látszik) és nagyon jó minőségű papírból készültek.